Module Notes de Frais

Le module Notes de Frais d'HtkDoli vous permet de saisir, valider et faire approuver vos dépenses professionnelles, puis d'enregistrer leur règlement. Il couvre l'intégralité du cycle Dolibarr : Brouillon → Validée → Approuvée → Payée, avec gestion des justificatifs.

⚠️ Limite connue — lignes de dépenses. L'ajout de lignes (détail des dépenses) peut être indisponible selon votre version de Dolibarr : les versions récentes (Dolibarr 22) désactivent côté serveur les endpoints POST/PUT/DELETE /expensereports/{id}/lines, auquel cas l'application affiche un message explicite. Vous pouvez toujours créer/consulter l'en-tête de la note depuis l'application ; lorsque la gestion des lignes est indisponible, saisissez les lignes de dépenses sur l'interface web de Dolibarr.

Interface et Fonctionnalités (Liste)

La vue principale affiche la liste de toutes les notes de frais.

Consultation et Recherche

• Barre de recherche : Recherche par référence ou utilisateur.
• Tri :
  • Date (Plus récent → Plus ancien) — défaut
  • Date (Plus ancien → Plus récent)
  • Montant (Plus élevé)
  • Montant (Plus faible)
• Filtres par statut, avec compteur :
  • Tous
  • Brouillon (0)
  • Validée (1)
  • Approuvée (2)
  • Payée (4)
  • Annulée (5)
  • Refusée (99)

Informations affichées (Cartes Note de frais)

Chaque ligne représente une note avec :

• Sa référence.
• Le bénéficiaire (utilisateur Dolibarr concerné).
• La période couverte (date de début et de fin).
• Le montant total TTC.
• Son statut sous forme de badge.

Pagination

• Liste paginée par 50 avec bouton « Charger plus ».
• Pull-to-refresh disponible.

Vue Détail (Consultation d'une note de frais)

En-tête (Hero Section)

• Référence.
• Période (date début / date fin).
• Montant total.
• Badge de statut.

Workflow (selon le statut)

Statut Brouillon (0)

• Valider la note de frais : Passe au statut Validée.

Statut Validée (1)

• Approuver la note de frais : Passe au statut Approuvée.

Statut Approuvée (2)

• Saisir un règlement : Ouvre la feuille de paiement.

Lignes (dépenses)

Liste détaillée des dépenses incluses dans la note, avec pour chacune :

• Type de dépense (carburant, repas, transport, hôtel, etc.).
• Date.
• Description.
• Montant HT, TVA, TTC.
• Justificatif attaché : icône cliquable pour le visualiser, ou bouton « Uploader » s'il manque encore.

Si la note est en Brouillon :

• Un bouton « Ajouter une dépense » apparaît en bas de la liste.
• Un glissement vers la gauche sur une ligne permet de la supprimer.

Informations

• Bénéficiaire (utilisateur)
• Période
• Date de création
• Montant total
• Date de validation, d'approbation, de paiement (selon le statut)

Notes

• Note Publique.
• Note Privée (cadenas).

Documents

Pièces jointes à la note dans son ensemble (au-delà des justificatifs ligne par ligne). Consultation, aperçu PDF, téléchargement, ajout.

Outils

• Cloner / Dupliquer : Crée une nouvelle note brouillon avec les mêmes lignes.

Actions de l'en-tête flottant

• Cloner / Dupliquer.
• Supprimer (alerte de confirmation).

Saisie d'un règlement

L'écran de paiement (ExpenseReportPaymentView) permet d'enregistrer le règlement d'une note approuvée :

Détails du règlement

• Date du règlement.
• Type de paiement (virement, chèque, espèces, carte, etc.).
• Montant.
• Numéro (chèque, transaction, etc.).

Complément

• Note descriptive (optionnelle).
• Indicateur d'enregistrement en cours pendant la soumission.

Une fois validé, le statut passe automatiquement à Payée.

Création et modification

L'écran d'édition d'une note permet de renseigner :

• L'utilisateur bénéficiaire.
• La période couverte.
• Les notes publique / privée.

Les lignes de dépense sont ensuite ajoutées une à une depuis la fiche détail.

Édition d'une ligne

L'écran d'édition d'une ligne (ExpenseReportLineEditView) permet de saisir :

• Type de dépense.
• Date.
• Description.
• Montant HT et taux de TVA (calcul automatique du TTC).
• Justificatif (photo prise depuis l'app ou import depuis la bibliothèque).

Comportement Métier et Dolibarr

Cycle de vie

• Brouillon (0) : Saisie initiale, lignes modifiables.
• Validée (1) : Soumise à l'approbateur.
• Approuvée (2) : Validée par le responsable, prête au paiement.
• Payée (4) : Règlement enregistré.
• Annulée (5) / Refusée (99) : Note rejetée.

Droits et Permissions

• Lecture : Permission de lecture du module Notes de frais requise.
• Création / Modification : Permission expensereport.creer.
• Validation : Permission expensereport.creer (auto-validation possible).
• Approbation : Permission expensereport.approve.
• Paiement : Permission expensereport.payer.

Synchronisation

• Liste paginée.
• Les lignes et justificatifs sont chargés à l'ouverture de la fiche.
• Les actions de workflow et les paiements sont propagés immédiatement vers Dolibarr.

Captures d'écran

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