Module Documents (GED / ECM)

Le module Documents de HtkDoli vous permet de consulter, ajouter et gérer les fichiers rattachés à vos différentes entités Dolibarr (tiers, propositions commerciales, commandes, factures, projets, etc.) directement depuis l'application.

Il s'utilise de deux façons complémentaires :

• une vue unifiée accessible depuis le menu principal, qui rassemble en une seule liste les documents de tous vos objets métier ;
• une section « Documents » présente directement sur la fiche d'un objet (facture, produit, etc.), pour travailler dans le contexte de cet objet.

Vue unifiée (liste globale)

Tous vos documents sont réunis dans une liste unique, accessible depuis le menu principal. Vous n'avez pas besoin de naviguer module par module pour retrouver un fichier.

Recherche, filtre et tri

• Champ de recherche — Filtrez par nom de fichier ou par libellé de l'objet parent (ex : « FA2025-0042 », « Dupont SAS »).
• Filtre par module — Le bouton filtre (icône entonnoir) affiche le nombre de documents par module et permet de n'en afficher qu'un seul.
• Tri — Choisissez entre Date (plus récent / plus ancien) ou Nom (A→Z / Z→A). Le tri par date regroupe les documents par mois et année ; le tri par nom crée des sections alphabétiques.
• Rafraîchissement — Un bouton dédié relance le balayage complet de tous les modules. Une barre de progression indique le nombre d'objets traités pendant le chargement.

Cartes et sections

Chaque document est affiché sous forme de carte indiquant :

• Le nom du fichier (avec une icône adaptée au type : PDF, image, tableur, archive…)
• Le libellé de l'objet parent (référence de la facture, nom du tiers, etc.)
• Un badge coloré indiquant le module source
• La taille du fichier et sa date, si disponibles

Lors du défilement par sections alphabétiques ou mensuelles, une bulle centrale affiche la lettre ou le mois courant.

Ouverture d'un document

Appuyez sur une carte pour ouvrir le document directement dans l'application. La prévisualisation intégrée affiche les PDF et les images (photos JPEG/PNG, avec zoom et déplacement). Les fichiers déjà consultés sont mis en cache localement pour un accès hors ligne plus rapide.

Section Documents sur une fiche

Sur les fiches concernées, une section « Documents » (icône trombone) liste les fichiers attachés à l'objet courant et permet d'agir dessus.

Consultation et prévisualisation

• Liste des documents : affiche les documents associés à l'objet métier (par exemple, une facture ou un produit).
• Prévisualisation intégrée : ouvre une vue rapide des documents téléchargés — rendu des PDF et des images (zoom et déplacement pour ces dernières). Les types de fichiers non prévisualisables peuvent être ouverts via le bouton de partage.

Ajout d'un document

Le bouton Ajouter un document ouvre une feuille d'envoi. Vous pouvez fournir le fichier de trois manières :

• depuis la photothèque ;
• via l'appareil photo (capture directe d'un justificatif, lorsqu'il est disponible) ;
• via le sélecteur de fichiers du système (tout type de fichier).

Vous pouvez ajuster le nom du fichier avant l'envoi. Le fichier est transmis à Dolibarr encodé en Base64 ; s'il existe déjà un fichier du même nom, il est écrasé.

Suppression d'un document

Vous pouvez supprimer un document attaché directement depuis l'application :

• Glissement vers la gauche sur une ligne de document dans la section « Documents » d'une fiche supportée → action Supprimer (rouge).
• Une boîte de confirmation s'affiche avant l'appel API. La suppression est définitive côté Dolibarr et purge également la copie locale en cache.
• Si votre compte ne dispose pas du droit de suppression, l'API renvoie une erreur et un message d'avertissement est affiché.

Déploiement progressif : l'ajout et la suppression depuis la section de fiche sont pour l'instant disponibles sur quatre fiches pilotes — Produits, Factures clients, Réceptions fournisseurs et Comptes bancaires. Les autres fiches (Tiers, Commandes, Propositions, Projets, etc.) seront migrées au fur et à mesure. La vue unifiée, elle, couvre déjà l'ensemble des modules listés ci-dessous en consultation et téléchargement.

Modules couverts

La vue unifiée collecte les fichiers attachés aux objets suivants. Le modulepart est le nom interne strict attendu par l'API Dolibarr pour lister et télécharger les documents de ce type d'objet.

| Module | Exemples d'objets | modulepart (API) | |---|---|---| | Tiers | Clients, prospects, fournisseurs | societe | | Devis | Propositions commerciales | propal | | Commandes | Commandes clients | commande | | Factures | Factures clients | facture | | Projets | Dossiers projets | project | | Contrats | Contrats en cours | contract | | Factures Fournisseur | Factures d'achat | facture_fournisseur | | Commandes Fournisseur | Bons de commande achat | commande_fournisseur | | Produits / Services | Fiches produits | product | | Notes de frais | Justificatifs de frais | expensereport |

⚠️ Noms de modulepart stricts : pour la liste (GET /documents) et la génération de PDF (builddoc), Dolibarr exige les noms canoniques ci-dessus — notamment propal, facture_fournisseur et commande_fournisseur (et non propale, invoice_supplier ou order_supplier). Les sections de fiche pilotes utilisent par ailleurs reception (Réceptions fournisseurs) et bankaccount (Comptes bancaires).

Limitations

Pas d'arborescence globale (répertoires manuels ECM)

Contrairement à l'interface web de Dolibarr (ECM), il n'existe pas d'arborescence globale de documents consultable via l'API REST. Le gestionnaire de fichiers manuel (onglet « Répertoires manuels ») n'est pas accessible via l'API REST de Dolibarr, quelle que soit la version : les fichiers déposés dans ces répertoires libres n'apparaissent donc pas dans HtkDoli.

Seuls les fichiers attachés à un objet métier (facture, tiers, projet…) sont récupérables. La vue unifiée reconstitue donc sa liste en parcourant tous les objets de chaque module, puis en interrogeant leurs documents respectifs.

Comportement Métier et Dolibarr

Le comportement du module Documents dépend de la configuration et des autorisations définies dans votre instance Dolibarr.

Droits et Permissions

• Lecture et téléchargement : vous devez posséder les droits de lecture sur l'objet métier parent (ex : le tiers ou la facture) pour pouvoir lister et télécharger ses documents attachés.
• Ajout / Suppression : l'ajout de nouveaux documents ou leur suppression nécessite des droits spécifiques de modification sur l'objet parent, ainsi que les droits globaux sur la gestion des documents si configuré ainsi dans Dolibarr. Les droits ne sont pas vérifiés côté application : si vous n'avez pas l'autorisation, l'API renvoie une erreur et un message d'avertissement est affiché.

Captures d'écran

3 captures — cliquez pour agrandir

Fermer